Sebuah lembaga pemerintahan atau swasta menghasilkan banyak dokumen dalam proses running. Untuk itu, mulai dari pemilahan, penyimpanan hingga pemusnahan dokumen sangat perlu diperhatikan. Seiring dengan berkembangnya ilmu kearsipan sebagian perusahaan dan instansi juga sudah melakukan manajemen kearsipan menggunakan bantuan teknologi untuk lebih efesien. Dikaerenakan kebutuhan yang tinggi, saat ini juga banyak pihak ketiga atau vendor yang menawarkan pengelolaan arsip dan jasa pemusnahan dokumen arsip.
Pada proses pengelolaan arsip, diketahui bahwa ada beberapa arsip inaktif yang sebaiknya dimusnakan. Dengan memusnahkan arsip yang sudah tidak digunakan, dapat memberikan beragam manfaat. Seperti bisa memberi ruang lebih untuk penyimpanan dan juga mengurangi volume arsip yang tersimpan, dan memusnahkan arsip yang sudah lewat masa retensi atau yang sudah tidak memiliki nilai guna.
Perusahaan terkadang mengalami kendala dalam pemusnahan arsip, baik karena kurangnya pengetahuan SDM perusahaan dalam pemusnahan arsip atau pemanfaatn teknologi untuk mempermudah proses pemusnahan. Maka dari itu banyak perusahaan kini mengambil langkah untuk proses pemusnahan ini dilakukan oleh jasa penyedia layanan pemusnahan arsip. Tetapi kenapa kita harus menggunakan jasa pemusnahan arsip tersebut? Berikut ini alasan kenapa perusahaan sebaiknya menggunakan jasa pihak ketiga atau vendor:
Pemusnahan Dokumen Secara Aman
Pemusnahan atau penyusutan dilakukan secara aman, setelah memindahkan arsip inaktif dari unit pengelolaan arsip, arsip yang tidak memiliki nilai guna baik primer atau sekunder, dan arsip yang sudah habis masa retensi. Pada jasa pemusnahan arsip, sudah menerapkan prosedur pemusnahan dengan system keamanan yang tinggi. Vendor akan membantu kliennya menetapkan data apa saja yang perlu dimusnahkan dengan aman. Vendor sudah memiliki pengalaman tahunan dengan tenaga ahli yang sudah professional dengan pengetahuan yang memadai.
Proses pemusnahan yang efisien
Dengan menggunakan jasa pemusnahan arsip. Perusahaan tidak perlu repot membentuk panitia atau tim pemusnahan di kantor. Karena pemusnahan akan dilakukan oleh pihak vendor, dimana proses tidak akan mengganggu proses kerja di kantor, tidak menimbulkan debu, dan ramah lingkungan.
Pemusnahan atas kendali klien
Setiap arsip yang dimudahkan sebelumnya akan diaudit terlebih dahulu, dan dilakukan atas persetujuan dari pihak klien. Setelah dokumen siap untuk dimusnahkan, biasanya akan ada perwakilan dari pihak klien sebagai saksi untuk menyaksikan secara langsung proses pemusnahan tersebut. Klien juga masih bisa berkesempatan untuk pemeriksaan fisik akhir dari dokumen yang telah diberikan. Untuk meminimalisir ada dokumen penting yang ikut terbawa.
Beberapa cara pemusnahan arsip
- Vendor menggunakan mesin penghancur kertar, jadi dokumen akan dicacah menggunakan mesin tersebut.
- Dokumen dihancurkan dengan cara dibakar dan dikubur.
- Dokumen dihancurkan dengan cara pulping atau menjadikannya bubur kertas
- Kemudian ada juga yang dihancurkan dengan bahan kimia seperti asam nitrat
